La scène est bien connue : Nous sommes au mois de décembre. En pleine période de pic d’activité, des agents s’activent pour traiter et envoyer les attestations de mutuelle aux assurés. Il faut dire que dans les locaux de cette société d’assurance de personnes, l’ambiance n’est pas au beau fixe. Les agents ne savent pas où donner de la tête. La charge de travail excède le personnel dédié. A chaque renouvellement de contrat c’est la même histoire : Ils ont beau prioriser les tâches, le manque de ressources est flagrant. Pour éviter le collapse, toutes les activités annexes doivent être mises de côté. Or ces tâches manuelles et répétitives ne sont pas du goût de tout le monde. Ça démotive les troupes qui préféraient s’adonner à des travaux plus critiques. Mais les délais sont courts, et il faut agir.

ATESTIX, un bot à la rescousse

C’est alors qu’ATESTIX est venue assister les équipes de saisie.

Dans le respect des délais, elle a fait possible l’envoi rapide des attestations de tiers payant pour permettre aux assurés le remboursement rapide, voire automatique, des prestations de santé. Ses collègues, eux, ont gagné en efficacité. Avec, au départ, une couverture d’entre 20 et 25% de l’activité propre aux agents chargés de la saisie, son périmètre d’intervention se situe aujourd’hui à environ 45%.

Vous l’avez compris, ATESTIX est un bot « low code » qui génère les attestations de mutuelle deux fois par an au moment des échéances des contrats.

Au-revoir aux tâches répétitives, bonjour aux bots

Quant à FALBALA, elle aide à la saisie de demandes de remboursement. Elle récupère les documents justificatifs, vérifie que les informations sont cohérentes et ont été dûment remplies. En suite elle contrôle l’intégralité des informations transmises et provoque le remboursement. En période de pic d’activité, elle peut couvrir le temps de travail de jusqu’à 12 ETPs (Estimation Temps Plein). Sa charge de travail, estimée à 500 demandes par jour, est actuellement de 1200. A titre de comparaison, avant l’arrivée de Falbala, un agent pouvait traiter en moyenne 30 demandes manuellement.

Pour sa part, TRANSFERIX est un bot très particulier. Il assure le transfert entrant de contrats d’épargne retraite lors du changement d’établissement. Le transfert de fonds vers un autre organisme assureur est un process rigoureux, complexe et règlementé par la loi. La portabilité des droits est une opération extrêmement contraignante pour les agents, qui souvent font face à des pénalités.

Ces trois exemples d’activités typiquement saisonnières montrent des tâches répétitives, chronophages et sans aucune valeur ajoutée pour les agents.

En outre, sans les actions de ces bots, la compagnie d’assurance se verrait obligée à embaucher des ressources supplémentaires pour une période donnée.

Aujourd’hui 18 bots font partie du projet AGENTiX et assurent quotidiennement le travail de 30 ETPs.

Comment devenir candidat à l’automatisation ?

Le client a désigné au préalable un premier candidat à l’automatisation pour participer à l’étude de faisabilité. Pour rendre la solution efficace, il a fallu s’assurer que notre fortuné remplissait la première condition d’éligibilité : le retour sur investissement devait être supérieur à 0,5 ETP par an.

L’automatisation du processus métier choisi, la gestion de la prise en charge des frais d’hospitalisation, devait répondre à deux objectifs majeurs :

• Absorber la charge de travail lors des pics d’activité saisonniers en production
• Réduire les délais dans le traitement des demandes envoyées par les assurés

En 48h, GRANDBOTMALADE voyait le jour et était capable de valider entre 400 à 600 demandes par jour. C’est-à-dire, 5 fois plus que celles traitées par les agents manuellement.

Son rendement validé par le métier une semaine après sa livraison, 17 nouveaux bots ont rejoint le projet pour s’occuper d’activités annexes. Parmi elles, la génération d’attestations, la mise à jour de contrats arrivés à échéance, l’ajout et/ou suppression de bénéficiaires sur un contrat d’assurance…

Depuis, Aldemia assure la maintenance corrective et évolutive des bots. Le framework de développement étant le même pour tous les bots (un socle technique commun), la montée en compétence des nouveaux développeurs est assurée.

De plus les livraisons sont effectuées de façon itérative sans rupture de service.

Les ressources nécessaires à la réalisation du projet ont varié entre 1 et 3 pendant toute la durée du cycle de développement.

Aldemia au cœur de l’innovation

Cette solution s’intègre dans la continuité de notre activité de test. Dans ce contexte particulier nos objectifs se sont centrés sur :

• La maîtrise de la solution RPA : Les bienfaits de cette solution d’automatisation ne sont plus à démontrer. Les entreprises avec qui nous avons travaillé ambitionnent une meilleure efficacité dans le traitement des données, des employés plus efficients et une réduction des coûts.
• La promotion de la solution RQA : Créée en 2017, la solution RQA prône les bienfaits de la RPA au service de la Qualification Logicielle. Ainsi l’automatisation des tests via un outil « low code » devient un « jeu d’enfant ».
• La création d’une Bot Factory pour répondre au besoin client, maintenir efficacement les solutions proposées et, en même temps, développer des nouvelles compétences pour nos collaborateurs.

En conclusion, la solution RPA s’intègre simplement dans de nombreux domaines.

Notamment cette solution se positionne comme un allié dans la saisie des tâches manuelles, répétitives et à faible valeur ajoutée.

De plus, elle réalise vos processus métiers 24/24, 7/7 et devient le meilleur compagnon de vos employés.

L’intelligence artificielle s’adapte à l’environnement de travail et offre une nouvelle façon de travailler aux utilisateurs. Les robots développés via la RPA/RQA sont capables d’effectuer des tâches qui dépassent les capacités humaines.

Pour finir, les gains en termes de fiabilité, rapidité, efficacité, charge et temps de travail sont précieux.

Vous avez un projet ? Nous avons des Solutions.