Retour d'expérience de projets chez nos clients

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1.  Contexte

En 2016, une grande entreprise du secteur de l’assurance a entrepris un projet ambitieux d’automatisation pour répondre à une problématique récurrente : la recherche des bénéficiaires de contrats d’assurance vie en déshérence. Ces contrats, qui arrivent à échéance après plusieurs années, doivent légalement être versés aux bénéficiaires désignés. Toutefois, il arrive fréquemment que ces derniers soient difficiles à localiser, en raison de déménagements, de changements de nom ou même de décès.

Pour résoudre ces situations, l’entreprise mobilise une équipe spécialisée composée de généalogistes et d’experts, chargés d’effectuer des recherches approfondies afin d’identifier les bénéficiaires. Ces recherches, bien que cruciales, reposent sur des tâches répétitives et chronophages, impliquant l’exploration de nombreuses bases de données, sites généalogiques, annuaires et réseaux sociaux. Face à l’ampleur de cette mission, l’entreprise a décidé de moderniser son approche en automatisant ce processus avec le soutien d’Aldemia. L’objectif était d’optimiser les opérations, de garantir la traçabilité des démarches et de libérer du temps pour les experts afin qu’ils se concentrent sur des analyses à plus forte valeur ajoutée.

2.  Contraintes ou défis

Le défi principal résidait dans la complexité et la diversité des tâches requises pour retrouver les bénéficiaires :

• Recherches sur des plateformes variées (sites généalogiques, réseaux sociaux, annuaires, etc.).
• Gestion des homonymes, approximations de prénoms, erreurs d’adresses ou incohérences dans les dates de naissance.
• Charge de travail importante pour les généalogistes, souvent absorbés par des tâches répétitives et peu enrichissantes.
• Traçabilité stricte pour répondre aux obligations légales et justifier chaque recherche effectuée.

3.  Objectifs de la mission

Optimiser le processus de recherche grâce à l’automatisation.

Réduire le temps consacré aux tâches répétitives pour les généalogistes, leur permettant de se concentrer sur l’analyse et la prise de décision.

Structurer et formaliser un processus métier jusque-là mal décrit, pour en garantir l’efficacité et la conformité.

Assurer une traçabilité complète des recherches effectuées pour satisfaire les exigences réglementaires.

4.  Approche méthodologique

Dès le début du projet, Aldemia a travaillé en étroite collaboration avec les équipes métier afin de définir et formaliser un processus clair et structuré.

Une première étape a consisté à analyser les besoins et spécifier les critères de recherche, en priorisant les sites et les méthodes selon leur pertinence.

Des tests ont ensuite été réalisés pour valider la capacité à parcourir les différentes plateformes (sites généalogiques, annuaires, réseaux sociaux), tout en respectant les contraintes techniques et sécuritaires propres à chacune.

Une fois ces bases établies, les équipes ont modélisé les critères de recherche et de correspondance (matching) en fonction de leur importance, tout en s’assurant qu’une traçabilité complète des recherches puisse être garantie.

Enfin, Aldemia a développé et déployé des briques fonctionnelles automatisées dans UiPath, adaptables aux différents cas d’usage. Le processus a été mis en œuvre rapidement, en seulement deux mois, avec une période d’ajustement permettant d’étendre progressivement la couverture des recherches et d’optimiser les résultats.

5.  Les bénéfices de notre solution

L’automatisation mise en place a permis de transformer radicalement le processus de recherche de bénéficiaires.

Tout d’abord, elle a réduit de 90 % le temps que les généalogistes consacraient aux tâches répétitives et peu valorisantes, leur permettant de se concentrer sur leur véritable expertise : l’analyse des résultats et la prise de décision.

En parallèle, l’automate a systématisé les recherches croisées sur différentes plateformes, augmentant ainsi la probabilité de retrouver les bénéficiaires.

La solution a également permis de répondre aux exigences légales grâce à une traçabilité complète des démarches effectuées.

Enfin, la rapidité de déploiement, en seulement deux mois, a offert un retour sur investissement immédiat, avec des bénéfices opérationnels constatés dès la première année d’utilisation.

6.  Valeur ajoutée de notre intervention

En automatisant un processus complexe mais répétitif, Aldemia a :

• Optimisé les performances des équipes en les soulageant de tâches chronophages.
• Renforcé la conformité réglementaire grâce à une traçabilité intégrée.
• Créé une base pour l’avenir : Ce projet a été le point de départ pour une "bot factory" chez notre client, ouvrant la voie à d’autres projets d’automatisation et générant des économies significatives à long terme.

7.  Conclusion

Ce projet illustre parfaitement comment une approche structurée et collaborative peut transformer un processus métier. Grâce à notre expertise en automatisation et notre compréhension des besoins métiers, notre client a pu non seulement gagner en efficacité, mais aussi redonner du sens au travail de ses équipes. Cette première initiative a démontré l’impact positif des technologies RPA et posé les bases d’une transformation durable au sein de l’entreprise.