Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

Assistant.e Administratif.ve et Financier.e

1 Mission générale

L’assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) soutient le DAF (Directeur Administratif et Financier). Son activité consiste à gérer l’administration générale et les finances de l’entreprise. Il contrôle les budgets, gère la trésorerie de l’entreprise.

  • Émettre les factures à destination des clients
  • Traiter les différentes factures des fournisseurs et les rapprocher des devis correspondants
  • Réaliser les paiements (fournisseurs, salaires, charges, notes de frais…)
  • Gérer les contentieux liés aux impayés (relance de paiements)
  • Effectuer les tâches administratives de l’entreprise du DAF :
    • Légales : KBIS, Urssaf,…(sauf juridique)
    • Générales : rôle d’assistant(e ) de direction (préparation des Los)
    • Commerciales : contrats, avenants, gestion des projets Timeflow

2 Tâches

2.1 Financier

  • Gestion de la facturation générale
  • Élaboration des règlements inférieurs à 50 000€ (fournisseurs, loyers, salaires…)
  • Suivi des opérations journalières de caisse
  • Suivi des comptes et règlements incluant la gestion des contentieux
  • Tenue du premier niveau de comptabilité (caisse bleue)
  • Relation avec les tiers (avocat, expert-comptable, CAC, etc.)
  • Suivi de l’assistant administratif pour les missions suivantes :
    • Suivi journalier et mensuel de la comptabilité générale de l’entreprise en étroite collaboration avec les cabinets comptables et les établissements en gestion (rapprochements bancaires, clôture mensuelle...)
    • Saisie de l’ensemble des factures fournisseurs et opérations validées par l’entreprise
    • Suivi hebdomadaire de la trésorerie pour l’entreprise
    • Suivi des titres restaurants (déduction)

2.2 Administratif

  • Gestion du courrier départ/arrivée, transmission aux personnes concernées, diffusion de l’information en général
  • Administration générale des projets et activités dans Timeflow
  • Mise à jour des éléments juridiques ALDEMIA et ALD’UMANO
  • Préparation, suivi et garant de tout type de contrats et d’avenants (clients, fournisseurs, salariés, partenaires, tiers) via Docusign
  • Rechargement des cartes tickets restaurants / commandes des privilèges (cartes cadeaux, chèques vacances)
  • Suivi des consommés BDF
  • Préparation mensuelle des lettres d’objectif et envoi aux interlocuteurs
  • Conception et mise à jour de CV au format Aldemia
  • Participation aux instances de l’entreprise

Le périmètre couvert est la totalité des activités de la Société ALDEMIA.

3 Outils

Les principaux outils utilisés pour la tenue de poste sont :

  • ERP Timeflow
  • OFFICE 365 : excel, sharepoint, word, power point

4 Interactions

  • Préparation et pilotage à la gouvernance hebdomadaire Administrative et Financière
  • En relation avec la division Commerce sur les échanges pour les démarrages ou fin de contrats
  • Coordination avec le manager pour la gestion des priorités
  • L’assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) est responsable de la présentation de son avancement de travail à son manager et les différentes instances de gouvernance (actions et états, risques, propositions de remédiation ou amélioration).

 

A compétences égales, le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Ce poste est proposé à temps partiel, en CDI basé en Ile-de-France.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n’hésitez pas à postuler.

09/05/2022

Réf. ADVE-001

Chef(fe) de Projet Qualification
Emplois

Chef(fe) de Projet Qualification

Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)
Emplois

Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

Analyste de test
Emplois

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Consultant(e) Automaticien(ne)
Emplois

Consultant(e) Automaticien(ne)

Consultant(e) qualification logicielle junior
Emplois

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