1 Mission générale
L’assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) soutient le DAF (Directeur Administratif et Financier). Son activité consiste à gérer l’administration générale et les finances de l’entreprise. Il contrôle les budgets, gère la trésorerie de l’entreprise.
- Émettre les factures à destination des clients
- Traiter les différentes factures des fournisseurs et les rapprocher des devis correspondants
- Réaliser les paiements (fournisseurs, salaires, charges, notes de frais…)
- Gérer les contentieux liés aux impayés (relance de paiements)
- Effectuer les tâches administratives de l’entreprise du DAF :
- Légales : KBIS, Urssaf,…(sauf juridique)
- Générales : rôle d’assistant(e ) de direction (préparation des Los)
- Commerciales : contrats, avenants, gestion des projets Timeflow
2 Tâches
2.1 Financier
- Gestion de la facturation générale
- Élaboration des règlements inférieurs à 50 000€ (fournisseurs, loyers, salaires…)
- Suivi des opérations journalières de caisse
- Suivi des comptes et règlements incluant la gestion des contentieux
- Tenue du premier niveau de comptabilité (caisse bleue)
- Relation avec les tiers (avocat, expert-comptable, CAC, etc.)
- Suivi de l’assistant administratif pour les missions suivantes :
- Suivi journalier et mensuel de la comptabilité générale de l’entreprise en étroite collaboration avec les cabinets comptables et les établissements en gestion (rapprochements bancaires, clôture mensuelle...)
- Saisie de l’ensemble des factures fournisseurs et opérations validées par l’entreprise
- Suivi hebdomadaire de la trésorerie pour l’entreprise
- Suivi des titres restaurants (déduction)
2.2 Administratif
- Gestion du courrier départ/arrivée, transmission aux personnes concernées, diffusion de l’information en général
- Administration générale des projets et activités dans Timeflow
- Mise à jour des éléments juridiques ALDEMIA et ALD’UMANO
- Préparation, suivi et garant de tout type de contrats et d’avenants (clients, fournisseurs, salariés, partenaires, tiers) via Docusign
- Rechargement des cartes tickets restaurants / commandes des privilèges (cartes cadeaux, chèques vacances)
- Suivi des consommés BDF
- Préparation mensuelle des lettres d’objectif et envoi aux interlocuteurs
- Conception et mise à jour de CV au format Aldemia
- Participation aux instances de l’entreprise
Le périmètre couvert est la totalité des activités de la Société ALDEMIA.
3 Outils
Les principaux outils utilisés pour la tenue de poste sont :
- ERP Timeflow
- OFFICE 365 : excel, sharepoint, word, power point
4 Interactions
- Préparation et pilotage à la gouvernance hebdomadaire Administrative et Financière
- En relation avec la division Commerce sur les échanges pour les démarrages ou fin de contrats
- Coordination avec le manager pour la gestion des priorités
- L’assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) est responsable de la présentation de son avancement de travail à son manager et les différentes instances de gouvernance (actions et états, risques, propositions de remédiation ou amélioration).
A compétences égales, le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Ce poste est proposé à temps partiel, en CDI basé en Ile-de-France.
Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n’hésitez pas à postuler.
13/10/2023
Réf. ADVE-001
